Discipline and Time Management

(petang tadi kembali sesak sebab orang dah mula ke Mina)

(di Haram pun penuh petang tadi)

(bersemangat menunaikan ibadah)

(halus macam semut..)

(aku dan pegawai-pegawai kedutaan malaysia di riyadh..)

Selamat petang semua. Hari ni pulak seperti yang dijangkakan, guests aku ramai yang balik ke hotel pagi tadi selepas balik dari Mina. Depa bersarapan, makan tengahari dan bermula dari lepas Asar tadi, perlahan-lahan bergerak semula ke Mina untuk melontar selepas bermalam di Mina pada malam ini. Jadi suasana kat luar hotel kembali sesak dengan kenderaan semua sedang menghala ke Mina.

Ada beberapa orang yang aku jumpa bertanya kat aku, walaupun sibuk melayani tetamu yang ada, macamana aku masih lagi sempat meluangkan masa untuk membuat entry-entry baru? Ada yang hairan...jadi kepada adik-adik, Uncle nak cerita sikit. Jawapannya sangat mudah...dulu dalam entry yang lepas-lepas aku ada cerita sikit tapi kali ni biar aku cerita lagi sekali sebab rasa aku, topik ni akan membantu adik-adik aku semua. Jawapan kepada soalan tadi ialah, "discipline and time management".

Adakah adik-adik suka menunggu? Kalau kawan adik-adik berjanji yang depa akan berjumpa adik pada pukul 2 petang tapi sampai pada pukul 2.30 petang, apa perasaan adik-adik? Kemudian, kalau wayang sepatutnya bermula pada pukul 1 petang tapi bermula pada pukul 2 petang, adakah adik sanggup menunggu? Mungkin adik-adik akan jadi tak sabar...geram...marah...dan sebagainya..jadi kalau adik-adik tak suka menunggu, jangan biarkan orang lain menunggu adik-adik...

Ada penyamun aku yang datang lambat dan aku bagi warning letter. Depa tanya kenapa bagi warning letter sedangkan depa cuma 5 minit lambat...atau aku suruh depa order stock tapi depa terlupa....jadi aku bertanya balik, kalau gaji keluar lambat, apa perasaan depa? Ataupun kalau gaji, aku lupa nak bayar, apa perasaan depa? Pergh....macam-macam jawapan aku dapat. Sudah tentu jawapan yang aku dapat semuanya menyalahkan orang lain sebab membayar gaji lambat...pandainya depa!

Jadi kat situ, kita harus ada disiplin diri. Kalau kita sebagai ketua tetapi kita yang datang lambat, apakah pandangan para pekerja terhadap kita? Adakah depa akan hormat ataupun masih hormat dalam keadaan terpaksa? Jangan macam tu adik-adik....adik-adik ada masa yang sangat panjang untuk membentuk kareer adik-adik supaya berjaya...mungkin 30 atau 40 tahun lagi...jangan sia-siakan peluang yang ada. Jagalah disiplin diri.

Time Management pun penting jugak. Ramai yang mengeluh sebab tak cukup masa nak berkejar kesana kemari. Kat situ aku nak cadangkan supaya berfikir sebelum bertindak. Plan betul-betul perjalanan kerja kita. Letakkan agenda paling penting disebelah pagi sebelum waktu makan tengahari. Ini penting untuk adik-adik sebab waktu tu kita masih fresh lagi dan masih bertenaga untuk melakukan sesuatu kerja dan untuk otak berfikir. Tulis dan tulis apa perkara penting yang harus dibuat dan kemudian letakkan priority kepada setiap satu...cuba pikir, PM kita yang kena pikir masalah dunia pun masih ada masa, pasal apa kita yang cuma nak pikirkan hal satu department tak ada masa? Apa yang tak kena?

Jika kita bekerja sebagai ketua jabatan, bila masuk kerja, apakah perkara yang penting yang perlu dilakukan dahulu? Mungkin meeting dengan pegawai-pegawai diletakkan sebagai priority pertama. Kemudian? Segala appointment harus di confirmkan sehari sebelum. Bukannya pada hari yang tu jugak. Ini untuk mengurangkan masa menunggu. Sebagaimana yang aku bagitahu tadi, perkara penting yang memerlukan perancangan dan meeting penting, cuba lakukan disebelah pagi.

Apa yang aku buat setiap hari? Sewaktu masuk kerja pada pukul 7.30 pagi, aku akan check e-mail. Ini penting untuk aku sebab selalunya bookings akan masuk melalui e-mail samada outlook ataupun personal e-mail aku. Selepas check e-mail, aku akan ronda-ronda restaurants, berjumpa dengan managers aku semasa tengah round, berjumpa staff aku diwaktu yang sama, berjumpa guests dan memulakan perbualan pendek dengan depa dan kemudian aku akan pergi ke "back of the house" untuk check...sepanjang aku jalan, mata aku liar memerhatikan sekeliling dan apa yang aku tak berkenan, aku akan catatkan supaya tak terlupa. Balik ke office, aku akan shoot e-mail kepada penyamun yang tak mengikut arahan ataupun kepada apa yang tak kena pada pandangan aku sewaktu aku round tadi mengikut catatan yang dah aku buat. Lepas pada tu aku akan check revenue semalam samada bertepatan dengan plan aku ataupun tidak. Kalau revenue yang masuk salah, aku akan detect terus dan menghubungi Accounts Dept untuk rectify masalah tadi. Dalam masa yang sama, Chef yang bertugas pagi akan report kat aku apa menu yang akan dihidangkan waktu tengahari nanti dan kalau ada apa-apa pertukaran disaat-saat akhir disebabkan oleh stok tak sampai atau sebagainya. Kalau aku nak tukar menu untuk tengahari, masa tu aku akan bagitahu chef dan menu mesti ditukar dengan cepat. Aku check balik organiser aku untuk pastikan perkara penting aku terlaksana. Kemudian aku turun pergi check store, fridge dan freezer. Ni penting untuk aku pastikan yang bekalan makanan untuk jemaah dan staff semua tak terputus. Dalam pukul 10 pagi aku kembali ke restaurant untuk ronda-ronda, check makanan dan memulakan perbualan pendek lagi dengan guests. Perbualan pendek ini untuk aku sangat penting sebab dari situ aku akan dapat immediate feedback dari guests samada semuanya bagus ataupun sebaliknya..Aku kembali ke office dan melakukan banyak lagi followup dengan Purchasing Department, HR Department, Sales Dept, FO dan aturkan meeting secepat mungkin. Semuanya aku buat sendiri sebab kat sini aku tak ada secretary.

Selepas zohor aku kembali check buffet, rasa makanan sikit sebelum guests makan dan terus ronda lagi di kitchen pulak. Berjumpa dan bertegur sapa dengan staff akan memudahkan perjalanan kerja aku. Ingat, aku ada 150 staff dibawah aku..pergi ke lobby dan restaurant untuk memulakan perbualan pendek dengan guests lagi. Rapport dengan guests sangat penting. Pukul 3 petang aku ada meeting dan plan untuk malam nanti, serta 3 meals keesokan harinya pulak. Masa ni aku akan buat administration work aku sebab masa ni lengang. Selepas Maghrib aku kembali dengan routine aku untuk ronda-ronda dan check. Lepas Isyak aku pastikan yang apa-apa yang aku patut sign semuanya dah sign. Yang penting barang-barang yang nak dibeli. Sekarang ni kalau tomato, chef order 100 kilo sekali order. Yang tu aku kena tengok betul-betul supaya tak ada wastage dan pilferage...Semua tu duit...bukannya free...

Lepas Isyak, aku akan ronda for the last time...again, meet with as many guests as possible. Bersembang dan bertanyakan feedback dari depa. Masuk office, update kan e-mails dan kemudian plan kan untuk besok pulak dan masukkan semuanya kedalam organiser aku.

Yang aku cakap kat atas tu semua adalah "routine" kerja aku. Tapi macam biasa, tak semua yang dirancang akan dapat diikuti. In between akan ada benda-benda baru yang akan menyelit. Jadi adik-adik mesti pandai membahagikan masa. Ingat adik-adik, cari keutamaan kerja adik-adik dan ikut dengan betul. Yang in between tu adik-adik boleh buat diwaktu yang "in between" jugak....kebanyakkan orang tak bagi priority, jadi kerja yang tak penting didahulukan makanya, adik-adik akan jadi kelam-kabut nanti...then jangan lupa, sebelum tidur, refreshkan balik memory adik selama 2 minit untuk pikir balik apa yang tak kena the whole day tadi...

Dan bagi aku pulak, pukul 10 malam, penyamun semua dah tahu yang otak aku dah "switch off" dan dah tak nak pikir apa-apa lagi. Time ni kalau Chef Adil nampak aku, dia mesti cakap, "I know...you already switch off now, Sirrrr..." dan pukul 12 aku tidur...heh3.....aku rasa, lepas baca ni, mesti ramai adik-adik yang akan berminat untuk kerja hotel...heh3...