Jumaat, November 27, 2009

Discipline and Time Management

(petang tadi kembali sesak sebab orang dah mula ke Mina)

(di Haram pun penuh petang tadi)

(bersemangat menunaikan ibadah)

(halus macam semut..)

(aku dan pegawai-pegawai kedutaan malaysia di riyadh..)

Selamat petang semua. Hari ni pulak seperti yang dijangkakan, guests aku ramai yang balik ke hotel pagi tadi selepas balik dari Mina. Depa bersarapan, makan tengahari dan bermula dari lepas Asar tadi, perlahan-lahan bergerak semula ke Mina untuk melontar selepas bermalam di Mina pada malam ini. Jadi suasana kat luar hotel kembali sesak dengan kenderaan semua sedang menghala ke Mina.

Ada beberapa orang yang aku jumpa bertanya kat aku, walaupun sibuk melayani tetamu yang ada, macamana aku masih lagi sempat meluangkan masa untuk membuat entry-entry baru? Ada yang hairan...jadi kepada adik-adik, Uncle nak cerita sikit. Jawapannya sangat mudah...dulu dalam entry yang lepas-lepas aku ada cerita sikit tapi kali ni biar aku cerita lagi sekali sebab rasa aku, topik ni akan membantu adik-adik aku semua. Jawapan kepada soalan tadi ialah, "discipline and time management".

Adakah adik-adik suka menunggu? Kalau kawan adik-adik berjanji yang depa akan berjumpa adik pada pukul 2 petang tapi sampai pada pukul 2.30 petang, apa perasaan adik-adik? Kemudian, kalau wayang sepatutnya bermula pada pukul 1 petang tapi bermula pada pukul 2 petang, adakah adik sanggup menunggu? Mungkin adik-adik akan jadi tak sabar...geram...marah...dan sebagainya..jadi kalau adik-adik tak suka menunggu, jangan biarkan orang lain menunggu adik-adik...

Ada penyamun aku yang datang lambat dan aku bagi warning letter. Depa tanya kenapa bagi warning letter sedangkan depa cuma 5 minit lambat...atau aku suruh depa order stock tapi depa terlupa....jadi aku bertanya balik, kalau gaji keluar lambat, apa perasaan depa? Ataupun kalau gaji, aku lupa nak bayar, apa perasaan depa? Pergh....macam-macam jawapan aku dapat. Sudah tentu jawapan yang aku dapat semuanya menyalahkan orang lain sebab membayar gaji lambat...pandainya depa!

Jadi kat situ, kita harus ada disiplin diri. Kalau kita sebagai ketua tetapi kita yang datang lambat, apakah pandangan para pekerja terhadap kita? Adakah depa akan hormat ataupun masih hormat dalam keadaan terpaksa? Jangan macam tu adik-adik....adik-adik ada masa yang sangat panjang untuk membentuk kareer adik-adik supaya berjaya...mungkin 30 atau 40 tahun lagi...jangan sia-siakan peluang yang ada. Jagalah disiplin diri.

Time Management pun penting jugak. Ramai yang mengeluh sebab tak cukup masa nak berkejar kesana kemari. Kat situ aku nak cadangkan supaya berfikir sebelum bertindak. Plan betul-betul perjalanan kerja kita. Letakkan agenda paling penting disebelah pagi sebelum waktu makan tengahari. Ini penting untuk adik-adik sebab waktu tu kita masih fresh lagi dan masih bertenaga untuk melakukan sesuatu kerja dan untuk otak berfikir. Tulis dan tulis apa perkara penting yang harus dibuat dan kemudian letakkan priority kepada setiap satu...cuba pikir, PM kita yang kena pikir masalah dunia pun masih ada masa, pasal apa kita yang cuma nak pikirkan hal satu department tak ada masa? Apa yang tak kena?

Jika kita bekerja sebagai ketua jabatan, bila masuk kerja, apakah perkara yang penting yang perlu dilakukan dahulu? Mungkin meeting dengan pegawai-pegawai diletakkan sebagai priority pertama. Kemudian? Segala appointment harus di confirmkan sehari sebelum. Bukannya pada hari yang tu jugak. Ini untuk mengurangkan masa menunggu. Sebagaimana yang aku bagitahu tadi, perkara penting yang memerlukan perancangan dan meeting penting, cuba lakukan disebelah pagi.

Apa yang aku buat setiap hari? Sewaktu masuk kerja pada pukul 7.30 pagi, aku akan check e-mail. Ini penting untuk aku sebab selalunya bookings akan masuk melalui e-mail samada outlook ataupun personal e-mail aku. Selepas check e-mail, aku akan ronda-ronda restaurants, berjumpa dengan managers aku semasa tengah round, berjumpa staff aku diwaktu yang sama, berjumpa guests dan memulakan perbualan pendek dengan depa dan kemudian aku akan pergi ke "back of the house" untuk check...sepanjang aku jalan, mata aku liar memerhatikan sekeliling dan apa yang aku tak berkenan, aku akan catatkan supaya tak terlupa. Balik ke office, aku akan shoot e-mail kepada penyamun yang tak mengikut arahan ataupun kepada apa yang tak kena pada pandangan aku sewaktu aku round tadi mengikut catatan yang dah aku buat. Lepas pada tu aku akan check revenue semalam samada bertepatan dengan plan aku ataupun tidak. Kalau revenue yang masuk salah, aku akan detect terus dan menghubungi Accounts Dept untuk rectify masalah tadi. Dalam masa yang sama, Chef yang bertugas pagi akan report kat aku apa menu yang akan dihidangkan waktu tengahari nanti dan kalau ada apa-apa pertukaran disaat-saat akhir disebabkan oleh stok tak sampai atau sebagainya. Kalau aku nak tukar menu untuk tengahari, masa tu aku akan bagitahu chef dan menu mesti ditukar dengan cepat. Aku check balik organiser aku untuk pastikan perkara penting aku terlaksana. Kemudian aku turun pergi check store, fridge dan freezer. Ni penting untuk aku pastikan yang bekalan makanan untuk jemaah dan staff semua tak terputus. Dalam pukul 10 pagi aku kembali ke restaurant untuk ronda-ronda, check makanan dan memulakan perbualan pendek lagi dengan guests. Perbualan pendek ini untuk aku sangat penting sebab dari situ aku akan dapat immediate feedback dari guests samada semuanya bagus ataupun sebaliknya..Aku kembali ke office dan melakukan banyak lagi followup dengan Purchasing Department, HR Department, Sales Dept, FO dan aturkan meeting secepat mungkin. Semuanya aku buat sendiri sebab kat sini aku tak ada secretary.

Selepas zohor aku kembali check buffet, rasa makanan sikit sebelum guests makan dan terus ronda lagi di kitchen pulak. Berjumpa dan bertegur sapa dengan staff akan memudahkan perjalanan kerja aku. Ingat, aku ada 150 staff dibawah aku..pergi ke lobby dan restaurant untuk memulakan perbualan pendek dengan guests lagi. Rapport dengan guests sangat penting. Pukul 3 petang aku ada meeting dan plan untuk malam nanti, serta 3 meals keesokan harinya pulak. Masa ni aku akan buat administration work aku sebab masa ni lengang. Selepas Maghrib aku kembali dengan routine aku untuk ronda-ronda dan check. Lepas Isyak aku pastikan yang apa-apa yang aku patut sign semuanya dah sign. Yang penting barang-barang yang nak dibeli. Sekarang ni kalau tomato, chef order 100 kilo sekali order. Yang tu aku kena tengok betul-betul supaya tak ada wastage dan pilferage...Semua tu duit...bukannya free...

Lepas Isyak, aku akan ronda for the last time...again, meet with as many guests as possible. Bersembang dan bertanyakan feedback dari depa. Masuk office, update kan e-mails dan kemudian plan kan untuk besok pulak dan masukkan semuanya kedalam organiser aku.

Yang aku cakap kat atas tu semua adalah "routine" kerja aku. Tapi macam biasa, tak semua yang dirancang akan dapat diikuti. In between akan ada benda-benda baru yang akan menyelit. Jadi adik-adik mesti pandai membahagikan masa. Ingat adik-adik, cari keutamaan kerja adik-adik dan ikut dengan betul. Yang in between tu adik-adik boleh buat diwaktu yang "in between" jugak....kebanyakkan orang tak bagi priority, jadi kerja yang tak penting didahulukan makanya, adik-adik akan jadi kelam-kabut nanti...then jangan lupa, sebelum tidur, refreshkan balik memory adik selama 2 minit untuk pikir balik apa yang tak kena the whole day tadi...

Dan bagi aku pulak, pukul 10 malam, penyamun semua dah tahu yang otak aku dah "switch off" dan dah tak nak pikir apa-apa lagi. Time ni kalau Chef Adil nampak aku, dia mesti cakap, "I know...you already switch off now, Sirrrr..." dan pukul 12 aku tidur...heh3.....aku rasa, lepas baca ni, mesti ramai adik-adik yang akan berminat untuk kerja hotel...heh3...

20 ulasan:

olive oyl berkata...

kalau leh turn back the clock..ton pun nk kerja hotel..
tp kita kena passionate in whatever yg kita involved in.will try my best to make sure that i'll do the best in everything i do..betoi tk uncle?

Uncle berkata...

Dear Ton.
There you go....set a goal Ton...set a goal.....ramai pompuan yang dah berjaya...Ton will be one of them!

rezeki berkata...

salam uncle,

besar tanggungjawab nya sebagai seorg ketua, menentukan dasar yg dirancang mencapai matlamat dlm memberikan perkhidmatan yg terbaik, kekadang org bawahan tidak menyukainya atas alasan mereka sendiri. Jatuh bangun dan kecemerlangan bergantung kepada ketuanya. Dan seharusnya memberikan contah dan teladan yg terbaik kpd anak2 buahnya

penat dr segi fizikal dan mental dlm mengendalikannya

rasanya uncle banyak pengalaman dan dah masak dgn "sepak terajang " dunia perhotelan ini dari segi pengurusan dan uncle dapat handle semua itu

teruskan uncle dlm memberikan perkhidmatan terbaik

insyallah.

ediannuar berkata...

uncle,

bila baca routine uncle, rasa macam nak jerja kat hotel je. coz you are so passionate with your work. no wonder you can work anywhere in this world... ehehe:)

Uncle berkata...

Dear Edi.
Uncle ada dorm mate by the name of Edi Razman. Sekarang lawyer kat Ipoh. Related? Heh3...Uncle memang suka kerja ni. Uncle ada bagitahu yang Uncle membesar dengan kerja ni. Pernah jual ais kerim, pernah kemas bilik, pernah cuci toilet hotel dan kemudian berangan pulak macamanalah bos-bos mat salleh jadi director dan duduk serta makan kat hotel? Semua tu Uncle jadikan goal untuk mencapai cita-cita dan Uncle work hard for it....ada satu goal yang Uncle kena capai sebelum umur 45...

Uncle berkata...

Dear Rezeki.
Memang banyak jatuh-bangunnya tapi alhamdulillah Uncle dah masak setelah lebih 20 tahun buat benda ni...sekali tengok dah tahu apa yang tak kena...jadi penyamun2 semua tak boleh nak kelentong sebab bapak penyamun dah kelentong dulu dari depa...semua dalam poket..heh3...

Had a long chat dengan orang2 penting kita semalam over a cup of coffee...banyak nasihat depa bagi...glad!

ediannuar berkata...

orang macam uncle nie akan berjaya, insya-allah sebab uncle pandai plan dan tahu apa yang uncle nak. As for me, i'm still looking for it. Dan saya tak malu nak mengaku tentang itu....

p/s saya baru add uncle kat fb.

Uncle berkata...

Dear Edi.
It's never too late. Ask yourself what do you actually want to do pasal kareer span for you might take another 20-25 years more! Jangan tersangkut dengan kareer yang membosankan...Edi mesti berani. Tengok kelulusan Edi, think positive, think big..pasal orang berjaya selalunya suka berangan ke arah positive...

About the FB, sorry Uncle terdelete tadi. Please resent dan Uncle akan add. Masih ramai lagi kawan horey2 kat dalam tu. Walaupun depa suka horey2 depa masih kawan Uncle...ambik yang elok sahaja.....

ediannuar berkata...

macam mana nak think positive sebab kadang2 persekitaran yang buat kita jadi negative... sebenarnya, saya bagi alasan je tu... heheheheh.

Apa-apa pun saya akan berfikiran positif and think big lepas nie, insya-allah!

Uncle berkata...

Dear Edi.
Thanks for admitting that it was just another reason....jangan jadikan faktor2 lain sebagai penghalang untuk kita maju. Look at how Boon Siew became big? Tan Sri Syed Mokhtar and lots more...how did they start?

Tapi kalau Edi dah berjaya, janganlah lupa kat Uncle yea...dapat teyy satu pun alhamdulillah...heh3...

*masih dengan honda wave dok pi balik pi balik kat kl...*

olive oyl berkata...

salam uncle...

mcmana kesihatan uncle arini?tetamu masih ramai atau ada yg dah check out???take care yer uncle..

ediannuar berkata...

uncle,

until now, saya masih tercari nak kekalkan sikap positive dan think big. macam mana uncle boleh maintain attitude begitu?

Uncle berkata...

Dear Ton.
Kebanyakkan guests masih lagi berada di Mina. Ada jugak sedikit yang pulang ke hotel untuk berehat sebentar sebelum kembali ke Mina . Jadi depa semua berulang. Sekarang ni pun lepas asar ramai yang berangkat semula ke Mina dan akan pulang keesokkan harinya. Then selesailah haji untuk depa. Bila depa balik ke hotel, Uncle akan kembali sibukmelayani depa tapi waktu ni pressurenya dah agak berkurangan sebab yang wajib bagi jemaah dah selesai. Uncle akan busy pada 12/13/dan 14 zulhijjah. Lepas tu slown down balik...

Uncle berkata...

Dear Edi.
Untuk sentiasa positive bukan mudah. Tapi orang kata, kalau nak pandai, berkawanlah dengan yang pandai. Begitulah jugak sebaliknya. Kalau nak jadi penyamun, berkawanlah dengan bapak penyamun...heh3...

ediannuar berkata...

uncle,

tu lah masalahnya, kawan nie pun memainlan peranan. sebab keliling saya di ofis, asyik cakap benda negative termasuklah saya....

saya baru abis baca "mulanya disini" sampai bab 12. Macam mana uncle kenal dengan untie. posting tu kat bulan yang mana satu nie? saya bukan busybody tapi curious sebab uncle ada mention bab untie... :) jangan mare! eheheh

Uncle berkata...

Dear Edi.
Apa kata kalau esok cakap pasal positive pulak? Amacam...boleh?

Kalau nak tahu macamana uncle boleh kenal aunty kena bacalah dari mula entry yang 2 tahun sudah....heh3...

hayati berkata...

salam uncle..
saya pun nk tkr keja hotel gak la..dlu penah gak apply wat hkeeping ms lps spm..kna rejek..apsal la agaknya..sampai skrg xtahu

Uncle berkata...

Dear Hayati.
Kalau tidak sekarang ni mungkin dah jadi Executive Housekeeper dan bergaji 5 angka! Tetapi semuanya telah diatur dengan baik..mungkin ada hikmah tak dapat dulu...macam Uncle jugak...ada hikmah masa dapat pangkat 3 spm dulu!

Nas berkata...

Dear uncleku...
Saya cuba memahami n mengubahsuaikn dlm situasi sy plk... Semangat membara nie...

Uncle berkata...

Dear Nas.
I'm glad.....you take care and be a good boss! I'm sure you will!

Mula dah.....

Setelah saya menulis tentang buku minggu lalu, tiba-tiba minat membaca saya telah kembali terangsang. Mungkin kerana saya dikelilingi ol...